Skilmálar fyrir öflun og notkun fjárhagslegra upplýsinga

Áskrifendum Creditinfo er frjálst að nota eftirfarandi texta um samþykki á upplýsingavinnslu. Eingöngu þarf að fylla út viðeigandi upplýsingar í staðinn fyrir þann texta sem kemur fram innan hornklofa.


Notkun fjárhagslegra upplýsinga

Taflan sýnir hvenær lögvarðir hagsmunir þurfa að vera til staðar svo sækja megi fjárhagsupplýsingar um fyrirtæki eða einstaklinga, og eins hvort óska þurfi eftir upplýstu samþykki viðkomandi.

Einstaklingar Fyrirtæki
Lögvarðir hagsmunir Upplýst samþykki Lögvarðir hagsmunir Upplýst samþykki
Eign í félögum
Eignaleit í ökutækja- og fasteignaskrá
Einstaklingsskýrsla
GÁT (Gjaldþrot, árangurslaust fjárnám og tilkynningar)
Greiðslumat
Lánshæfismat
Skuldastöðuyfirlit
Veðbandayfirlit
VOG vanskilaskrá


Lögvarðir hagsmunir

Mikilvægt er að notendur með aðgang að vanskilaskrá sé kunnugt um hvenær eðlilegt er að nýta þennan aðgang og jafnframt hvenær uppflettingar á aðila eru óheimilar. Til að fletta aðilum upp í vanskilaskrá er lykilatriði að lögvarðir hagsmunir áskrifanda séu til staðar.

Þeir hagsmunir felast að langmestu leyti í að kanna lánstraust aðila í tengslum við væntanleg eða yfirstandandi lána- eða reikningsviðskipti annars vegar, og vegna innheimtu á gjaldföllnum kröfum hins vegar.

Í öllum samningum Creditinfo við viðskiptavini sína er þetta tekið skýrt fram og er þar af leiðandi hluti af samningsbundnum skyldum viðkomandi.

Eðlileg skilyrði uppflettinga

Ef aðili óskar eftir því að opna lána- eða reikningsviðskipti við áskrifanda, þá hefur áskrifandi heimild til að kanna stöðu hans á vanskilaskrá. Þessi heimild er einnig til staðar ef aðili á nú þegar í lána- eða reikningsviðskiptum við áskrifanda, en þá er heimilt að nota upplýsingar í vanskilaskrá ef:

  • Verið sé að gera breytingar á lánafyrirkomulagi viðkomandi aðila
  • Um er að ræða eftirliti með fjárhæð úttektarheimilda þar sem upplýsingar um vanskila geta réttlætt lækkun á slíkum heimildum
  • Viðkomandi aðili kemur fram í vanskilavakt vegna færslu sem nýverið var skráð á þennan viðskiptavin
  • Og ef verið er að innheimta gjaldfallnar kröfur á viðkomandi

Með öðrum orðum, þó svo aðili sé nú þegar í lána- eða reikningsviðskiptum, þá er það eitt og sér ekki heimild til að fletta honum upp ítrekað. Slíkar uppflettingar skal takmarka við það sem telst nauðsynlegt hverju sinni með ofannefnda lögvörðu hagsmuni í huga.

Ekki fletta upp mökum og stjórnarmönnum

Athugið vel, að það er ekki heimilt að fletta upp maka lána- og reikningsumsækjanda, nema makinn sé þá sömuleiðis á umsókninni t.d. sem ábyrgðarmaður, nema maki hafi gefið sannanlegt samþykki fyrir uppflettingunni, sem er ágætt að eiga skriflega til sönnunar ef upp kemur ágreiningur um heimildir til uppflettinga.

Með sama hætti er óheimilt að fletta upp framkvæmdarstjóra, stjórnarmönnum og/eða eigendum í hlutafélagi, ef umsókn um lána- eða reikningsviðskipti er lögð fram í nafni umrædds félags, þ.e. án þess að eigendur eða stjórnarmenn séu í persónulegum ábyrgðum. Að öðrum kosti þurfa eigendur eða stjórnarmenn að gefa samþykki fyrir uppflettingu, sem er sömuleiðis ágætt að eiga skriflega sem sönnun fyrir gefnu samþykki.

Viðskiptatilboð og tímasetning uppflettingar

Ennfremur er óheimilt að fletta upp aðila sem hefur ekki óskað eftir lána- eða reikningsviðskiptum við áskrifanda, þó svo áskrifandi hyggist ætla að bjóða honum upp á slík viðskipti.

Áskrifandi verður þá fyrst að gera viðkomandi tilboð vegna umræddra viðskipta, með fyrirvörum á borð við stöðu á vanskilaskrá og annað sem máli kann að skipta, og það er ekki fyrr en viðkomandi hefur formlega þegið tilboðið að áskrifandi hefur lögvarða hagsmuni af því að fletta honum upp.

Í þeim tilvikum þar sem tilboð eru gerð til viðskiptavina sem eru þegar í lána- eða reikningsviðskiptum við áskrifanda er heimilt að nota vanskilaupplýsingar.

Uppflettingar vegna persónulegra hagsmuna eru óheimilar

Allar uppflettingar sem framkvæmdar eru vegna þess að starfsmaður með aðgangsauðkenni er að athuga stöðuna fyrir sjálfan sig, vin sinn, ættingja o.s.frv., eru algerlega óheimilar. Creditinfo lítur á umrædd tilvik sem gróft brot á þeim reglum sem gilda um notkun vanskilaupplýsinga félagsins.

Ef starfsmaður, vinur hans, ættingi o.s.frv. þarf raunverulega á þeim upplýsingum að halda um einhvern aðila, þá getur hann t.a.m. óskað þess að viðkomandi sæki yfirlit um stöðu sína á þjónustuvefnum eða á skrifstofu Creditinfo, og framvísa sér því yfirliti. Sá hinn sami þarf þó alls ekki að verða við þeim óskum.

Uppflettingar fyrir þriðja aðila eru óheimilar

Óheimilt er að framkvæma uppflettingar fyrir hönd þriðja aðila, t.a.m. viðskiptavin áskrifanda eða birgja o.s.frv. Ef slíkir aðilar þurfa á upplýsingum um stöðu á vanskilaskrá að halda, er best að benda þeim á að hafa samband við Creditinfo. Creditinfo lítur á umrædd tilvik sem gróft brot á þeim reglum sem gilda um notkun vanskilaupplýsinga félagsins.

Uppflettingar sem hluti af ráðningarferli eru yfirleitt óheimilar

Það er óheimilt að framkvæma uppflettingu í vanskilaskrá sem hluta af ráðningarferli, „[...] nema um alveg sérstakt trúnaðarstarf sé að ræða og nauðsynlegt sé, eðlis starfsins vegna, að afla upplýsinganna“, líkt og segir í starfsleyfi Creditinfo. Athugið að engu breytir þó svo starfsumsækjandi hafi veitt leyfi sitt fyrir uppflettingu. Helsta undantekningin frá þessu er ef verið er að ráða í starf þar sem viðkomandi mun fara með fjárhagsstjórn eða prókúru f.h. vinnuveitenda, og hefur þar með réttindi til að skuldbinda félagið fjárhagslega.

Þar með er ekki hægt að fullyrða að hér sé um einu undantekninguna að ræða. Telji áskrifandi Creditinfo sig vera að ráða í starf sem flokkast undir sérstakt trúnaðarstarf þar sem upplýsingar úr vanskilaskrá skipta verulegu máli, er rétt að senda félaginu erindi um eðli starfsins og spyrjast fyrir um hvort uppfletting sem hluti af ráðningarferli sé heimil. Eftir atvikum mun Creditinfo óska eftir áliti Persónuverndar um þær aðstæður sem erindið greinir frá.

Rekjanleiki uppflettinga og ástæðulyklar

Allar uppflettingar eru rekjanlegar. Þegar einstaklingi er flett upp skal einnig velja ástæðulykil, þ.e. greina frá hver ástæðan er fyrir því að verið sé að fletta viðkomandi upp. Hakreitir með nokkrum algengum ástæðum birtast notanda í hvert sinn sem einstaklingi er flett upp. Ennfremur, ef engin þeirra ástæðna á við, er hægt að haka í „Annað“ og slá inn stuttan texta um ástæðuna fyrir uppflettingunni.

Fyrir utan að þessir ástæðulyklar eru nú hluti af starfsleyfi Creditinfo, þá sparar noktun þeirra verulegan tíma ef og þegar spurt er út í tilteknar uppflettingar.

Vistun og geymsla vanskilaupplýsinga

Áskrifendum Creditinfo er óheimilt að vista og geyma upplýsingar um vanskil í sérskrá sín megin, óháð því hvernig að því er staðið. Þessar upplýsingar má skoða í tengslum við reiknings- og lánaviðskipti (og innheimtur) og ekki óeðlilegt að þær séu tiltækar í nokkra daga ef nauðsynlegt þykir – og skal þá jafnframt gæta þess að upplýsingarnar liggi ekki á glámbekk. En vistun og geymsla slíkra upplýsinga til lengri tíma er afritun, sem er óheimil skv. starfsleyfi félagsins. Í öllum samningum Creditinfo við áskrifendur kemur þetta ákvæði fram.

Þetta gildir þó ekki ef áskrifandi er undir öðrum lagatilmælum, eða leiðbeinandi tilmælum FME, um að vista upplýsingar, m.a. til sönnunar þess að þeir hafi kynnt sér stöðu aðila á vanskilaskrá sem hluti af mati á lánshæfni aðila. Hér þarf einnig að hafa í huga að upplýsingum, sem vistaðar eru skv. lagatilmælum, þarf jafnframt að eyða þegar þær skuldbindingar sem leiddu af könnun á stöðu aðila á vanskilaskrá eru að fullu greiddar. Ekki er heimilt að vista upplýsingar þessar ef engar fjárhagsskuldbindingar líta dagsins ljós í framhaldi af mati á lánshæfni aðila.

Viðbrögð við óréttmætum uppflettingum

Samkvæmt starfsleyfi ber Creditinfo að beita viðeigandi ráðstöfunum gagnvart réttmætum athugasemdum um uppflettingar (þ.e. uppflettingar þar sem lögvarðir hagsmunir hafa ekki verið til staðar), sem geta m.a. varðar hækkun á áskriftargjaldi og aðgangslokun ef réttmætar athugasemdir halda áfram að berast þrátt fyrir fyrri ráðstafanir. Þó er yfirleitt byrjað á áminningu og ítrekun og viðkomandi leiðbeint með rétta noktun.

Strangari ráðstöfunum er beitt ef aðila er flett upp án heimildar í skrá þar sem upplýsts samþykkis er krafist. Í þeim tilvikum er strax byrjað á tímabundinni aðgangslokun hjá notanda.

Upplýst samþykki

Þegar krafist er upplýsts samþykkis verður áskrifandi að tryggja eftirfarandi:

  • Að viðkomandi hafi réttilega gefið samþykki sitt
  • Að samþykkið sé sannanlegt
  • Að samþykkið sé vistað með öruggum hætti
  • Að samþykkið sé tiltækilegt sé eftir því óskað

Hér getur m.ö.o. enginn vafi leikið á að viðkomandi hafi af fúsum og frjálsum vilja veitt samþykki sitt fyrir uppflettingu; að samþykki hans sé sannanlegt (t.d. sem undirritun á pappírsformi, sem hljóðupptaka, eða sem rafrænt samþykki); og að áskrifandi visti umrætt samþykki og geti framvísað því ef beiðni þar að lútandi berst frá Creditinfo.

Hafa samband

Ef notandi með aðgang að skrám Creditinfo er í einhverjum vafa um hvort lögvarðir hagsmunir séu til staðar eður ei, þá er ekkert sjálfsagðara en að hafa fyrst samband við okkur og spyrja hvort fyrirhuguð uppfletting sé í lagi eður ei.

Slíkar fyrirspurnir má senda á netfangið creditinfo@creditinfo.is eða með því að hringja í síma 550-9600 á skrifstofutíma.